Рішення №1770 від 26 листопада 2019 року “Про затвердження Положення про трудовий архів Овруцької міської ради”

У К Р А Ї Н А

Овруцька міська рада Житомирської області

Р І Ш Е Н Н Я

Тридцять шоста сесія                                                        VІІ  скликання

від 26 листопада 2019 року    №1770

Про затвердження Положення
про трудовий архів

Овруцької міської ради

Відповідно до п.п.10 п.а ч.1 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», враховуючи рекомендації  засідання постійних комісій міської ради, міська рада

В И Р І Ш И Л А:

  1. Створити трудовий архів Овруцької міської ради.
  2. Затвердити Положення про трудовий архів Овруцької міської ради

(додається).

  1. Трудовий архів комунального підприємства «Проектувальник» Овруцької міської ради передати до трудового архіву Овруцької міської ради.

4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на комісію міської ради з питань законності і правопорядку.

Міський голова                                                                                 Іван КОРУД

Додаток до рішення

Овруцької міської ради

від  26.11.2019р. №1770

ПОЛОЖЕННЯ

про трудовий архів Овруцької міської ради

  1. Дане положення затверджене з метою забезпечення виконання Овруцької міською радою визначених Законом України «Про місцеве самоврядування», Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» власних повноважень з централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб – підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – архівні документи).
  2. Виконавчим органом Овруцької міської ради, на який покладено повноваження з централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб-підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду є відділ «Центр надання адміністративних послуг» Овруцької міської ради (далі – Центр).

З питань організації та методики ведення архівної справи Центр керується нормативно-правовими актами, затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби України та рішеннями органів місцевого самоврядування.

  1. Архівні документи  передаються  до трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних і фізичних осіб-підприємців, а також у випадках визначених чинним законодавством України.
  2. Центр відповідно до покладених на нього повноважень:
  • здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державним архівом, архівним відділом Овруцької районної державної адміністрації;
  • здійснює приймання виборчої документації тривалого строку зберігання відповідно до законодавства;
  • здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчились;
  • веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до трудового архіву;
  • здійснює моніторинг збереження та впорядкування документів з особового складу в установах, на підприємствах, в організаціях незалежно від їх форми власності;
  • забезпечує відповідно до умов визначених Державною архівною службою України тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на цій території;
  • здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою-підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню у трудовому архіві;
  • проводить експертизу цінності документів, що зберігаються у трудовому архіві, подає на розгляд експертної комісії архівного відділу Овруцької районної державної адміністрації акти про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчились;
  • веде облік документів, що зберігаються у трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
  • створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
  • організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
  • інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів трудового архіву;
  • проводить роботи щодо вдосконалення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
  • видає архівні довідки, витяги, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
  • забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
  1. У трудовому архіві зберігаються:
  • Документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу), тривалого та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності і підпорядкування та фізичних осіб-підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли та були зареєстровані на цій території;
  • виборча документація тривалого строку зберігання відповідно до законодавства;
  • документи з кадрових питань (з особового складу) тривалого та тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форм власності і підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;
  • довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
  1. Відповідальними за повноту та достовірність архівних документів, що передаються до трудового архіву є юридичні особи та фізичні особи-підприємці, які передали відповідну документацію.
  2. Центр є відповідальним за збереження та використання архівних документів переданих до трудового архіву.
  3. Уповноважені особи, яким надано доступ до архівних документів, несуть відповідальність за використання архівної документації виключно для здійснення покладених на них повноважень.

Секретар ради                                                                    Ірина   ДЄДУХ



  Завантажити документ

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *